【律师随想】每个企业都应关注好自己的基本信息 ——浙江湖州德清半日游有感

很多的企业管理专家或者是企业法务专家几乎在各种场合都会强调企业应当建立完善并可靠的印章管理制度以及特定人员的签名流程化管理体系。其重要性不言而喻，不但能凸显现代企业管理效率，更能有效降低不确定风险的发生概率。然而，今天本人所想来自于一场“德清之旅”。

一、缘由

“我们企业居然莫名奇妙的多了一项对外投资，更奇怪的是，全公司上下以及关联企业间都没有人知晓此事。”这是企业工作人员在去德清的一路上反复强调的事情。作为一名律师，我的反应是，要么这套办理对外投资的所有手续均为伪造的，要么企业的印章很可能在不确定的情况下被盗用了。在辗转来到德清县市场监督管理局那幢深藏于居民小区中的档案管理室之后，疑惑最终得以解开。结论是，完全的造假，而且是工艺极度拙劣的造假。

二、细节

在看完相关材料之后，我的第一感觉是，粗制滥造、完全不走心的造假。原因如下：1、从盖印出的油墨的色泽以及形状可以判断，盖印处的油墨是一般的印泥所形成的，而并非正常企业印章自带的油墨；2、负责人签名完全是伪造，关键处的特征与负责人日常签名完全不符；3、用于办理备案登记的股东之企业执照为复印件且与原件无法印证；4、最为关键的一条，法人独资企业对外投资居然没有股东会决议。在看到这几个代表性造假特征之后，本人除了哑然一笑之外，更有一点深深地疑惑。

三、疑惑

这样的一份摆明的涉假卷宗堂而皇之的出现在市场监督管理局的档案室里，让人不由得平添几丝疑惑：1、监管部门对于外商独资的有限公司的对外全资收购难道没有特殊的办理要求么？2、对于投资主体不在管理辖区，且公司法人代表以及办理投资事项的委托人与投资主体之间也没有任何直接的关系，难道监管部门不需要进一步核实么？

四、感悟

上述两个疑惑仅仅只是个疑惑，也许在公司进一步采取行动查清真相之后，会有比较合适的说法。但由此，本人对于企业的日常管理有了一些浅薄的看法：

1、企业管理者应当提高对于公司基本信息的重视程度

结合本次实例，可以说明若非及时发现该企业基本信息存在重大异常，并及时前往所在辖区监管部门进行实地核实，那么企业极有可能面临不必要的管理风险，甚至可能对公司的日常管理和远期战略规划造成不可估量的损失；

2、建立健全企业基本登记信息日常监管体系

具体来说就是，具备一定规模的企业，尤其是上市企业或者拟上市企业，应当建立企业基本登记信息的日常管理和实时跟踪的制度体系，并设专人负责，这类人员在国外称之为“信息安全员”。信息安全员除了进行企业基本信息的登记、管理、更新等事务外，更重要的是及时发现事关企业的基本信息异常，并会同公司管理部门和法律事务部门进行及时磋商，制定有效化解方案；

3、尽量通过专业渠道获取企业基本信息

随着大数据时代的到来，各类专业的企业信息管理软件不断出现，企业的信息安全员应当时时关注此类管理软件。出于安全的角度，类似天眼查和企查查这样的专业化app应当成为信息安全员的必备，同时全国以及各省级的企业信用查询系统也应当是常备之物；

4、积极梳理已有客户数据，以便及时筛查涉企风险信息

很多时候，企业的风险可能不会通过正常的渠道予以掌握。那么，这个时候，及时梳理企业已经掌握的客户信息，并通过客户的反馈来获取涉企风险信息，也应当是备选之路。

总而言之，临渴掘井的企业管理思维应当有所改进，企业的管理者必须成为企业信息的真正主人。